学会这几招让你变得更优秀
年纪轻轻总觉得时间一抓一大把,于是我们大部分人都用它来睡觉、玩耍、肆意挥霍,总觉得后面的路还很长。现状却不是这个样子,当我们辛辛苦苦上了一天班,或者玩了一天后,想要做点自己喜欢的事情时,才发现时间根本就挤不出来了。如果你想提升自己或者变得更优秀,不妨试试下面的几招吧。
熟悉我的人会知道,我先后做过公关、广告、互联网。这几个行业,全都是以「忙」著称的。忙到什么程度呢?打开三四十个标签页,在五六个Office之间切换,吃午饭时也要对着电脑,一天下来才发现自己一杯水都没喝,都是家常便饭。
一、建立专属信息库
什么信息呢?比如QQ里和同事的某段对话、微信里面领导的一段要求、邮件里面的一段文字、藏在多层路径下面的某个文件……它们总是在你最紧急、最需要的时候藏起来,让你花一番力气去找。不但浪费时间,也常常影响心情。
如果你经常有这样的困扰,那可以试试这个方法:建立一个专属的信息库。
更重要的,可以把所有的工作流程、规范,甚至是生活的备忘录都放进去。比如「5号电池在门口第二个柜子里」「充电器在卧室书架下面的箱子里」「身份证在衣柜下面的抽屉第二层」……平时或许感觉不到,但在急需的时候,绝对可以为你节省大量的时间和精力。
为什么要汇总一个唯一的入口呢?因为,这样不但可以减少记忆的难度,节省我们的认知和记忆资源,而且可以使工作和学习变得简洁高效:当你再也不用把精力花在记忆上,你知道只要打开这本笔记本,就可以找到一切需要的内容时,你就可以更专注在手头的事务上面。
二、减少对工作的打断
很多人为了节省时间,都会让自己进行「多任务工作」。比如像前文所说,同时开着一大堆网页,这里看一会,那里看一会,做一下PPT,做一下EXCEL,以此来降低「我还有一项任务没有开工」的焦虑感,让自己沉浸在「所有任务都在同步进行」的美好感觉之中。
比如说,你写一篇文章,先在脑子里构思出几个要点,这时,一个新闻弹窗吸引了你,你点击打开,看完一篇新闻,再回过头思考刚才的文章,你还能立刻回忆起刚才构思的结果么?恐怕不是那么简单了,因为它已经被我们从「工作记忆」中清除了出去,腾出空间来接受和处理新的信息。你需要一段时间才能重新把它找回来。
如果有任何突发性的事务,比如要交一个报表、要回复一个邮件、回应一个同事……先用便签纸记下来,也不要超过10秒钟,更不要打断工作。直到原来的任务告一段落,或者你感到疲倦了,再休息,按照便签纸上面的内容去逐项处理。
三、化整为零
为什么呢?因为绝大多数有价值的知识,并不是你在碎片时间里可以掌握的。它们往往很复杂,有着严格的推理过程和思考逻辑,你要完全代入作者的语境里面,跟着他的思路,分析他的论证过程,记住他的结论。这个过程,很多时候都没法在碎片时间里完成,它往往需要一整段的大块时间。
一个行之有效的方法,是把工作、学习中遇到的问题,分解成一个个更小的问题,然后把它们列成清单,随身携带,利用碎片时间,进行思考和推导。在这个过程中,取得的任何进展和反馈,都记下来,便于下一次继续进行思考。
比如,做一个PPT,你就可能会列出这些问题:
整个PPT的逻辑要怎么呈现?
每一部分分别用多少P来讲?
PEST每一点分别要怎么写?
市场分析要怎么写?
目标消费者具有怎样的特点?
……
等等。